Marleen van Houts: “Er is nu helder beleid voor hoe we met elkaar omgaan. De afspraken en normen die grijs waren, zijn verduidelijkt”
Tetem houdt zich bezig met digitale cultuur, mediakunst en techniek. En ondersteunt makers in hun ontwikkeling en creatie. Ook geeft het bedrijf techniek- en cultuureducatie en organiseren ze jaarlijks het Maker Festival Twente om anderen te enthousiasmeren voor het vak. Bij Tetem werken 20 werknemers, 30 zzp’ers en 40 vrijwilligers. Inclusiviteit, diversiteit en veiligheid staan centraal. Marleen Houts, medewerker bij Tetem, vertelt hoe zij zorgen voor een veilige werkomgeving voor iedereen.
Waarom zijn jullie het gesprek over (on)gewenste omgangsvormen gaan voeren en hoe doen jullie dat?
“Gesprekken over een veilige werkomgeving en (on)gewenste omgangsvormen waren niet vanzelfsprekend. We hebben deze opgestart toen een externe zzp’er ongewenst gedrag vertoonde. Daarna zijn we in gesprek gegaan over o.a. machtsongelijkheid, elkaar aanspreken en tone of voice.
Naar aanleiding van het incident hebben we beleid voor ongewenste omgangsvormen en een klachtenregeling opgesteld. We beschrijven daarin wat de waarden van de organisatie zijn, met welke meldingen je terecht kunt bij de vertrouwenspersoon en welke stappen (zowel informeel als formeel) je kunt zetten als je ongewenst gedrag ervaart.
Daarnaast hebben we een integriteitsbeleid en klokkenluidersregeling opgesteld. Die gelden voor alle lagen van de organisatie. Misschien hadden we deze acties niet of in mindere mate uitgevoerd als het incident niet had plaatsgevonden. Dat incident heeft ons dus wel echt wakker geschud. Als organisatie staan we voor inclusiviteit, diversiteit en veiligheid. Een veilige werkomgeving vinden we belangrijk. Iedereen weet nu dat er ruimte is voor het gesprek.
In het integriteitsbeleid en klokkenluidersregeing staan de kernwaarden van de organisatie beschreven: eerlijkheid, transparantie, verantwoordelijkheid, professionaliteit, respect voor diversiteit en verschillen en bescherming van eigendommen en informatie. In de regeling staan formele beschrijvingen zoals definities van integriteit en wanneer iets wordt gezien als een misstand’ Hierin is ook vastgesteld wat de werkwijzen van Tetem zijn. Zoals hoe je melding maakt, hoe de werkgever hiermee dient om te gaan, geheimhouding en de rechten en plichten van de betrokkenen.”
Hoe houden jullie veilig werken blijvend onder de aandacht?
“We willen een werkomgeving creëren waarin medewerkers, makers en het publiek zich veilig voelen en waar verschillen in visie en incidenten bespreekbaar worden gemaakt. We werken veel met mensen en daarbij ontstaan nou eenmaal meningsverschillen. We willen daar op een integere en eerlijke manier mee omgaan. Het integriteitsbeleid en de klokkenluidersregeling dragen bij om die eerlijkheid, verantwoordelijkheid en transparantie te bevorderen.
In de hele organisatie is er aandacht voor werkdruk, werkplezier én sociale veiligheid. Bijvoorbeeld in de teamoverleggen. Zo evalueren we standaard niet alleen op activiteiten, maar ook op het verloop van processen. Zijn alle partijen bijvoorbeeld eerlijk behandeld? Voor alle werknemers hebben we regelmatig trainingen die gaan over veilig werken, zoals ‘verbindend communiceren’ of ‘omgaan met verschillen’. En als er een incident heeft plaatsgevonden, dan wordt dit op een respectvolle manier bespreekbaar gemaakt binnen het team en gaan we met elkaar in gesprek.
Hierdoor ontstaat de ruimte om met elkaar in gesprek te gaan over bijvoorbeeld machtsongelijkheid, eerlijke communicatie, eerlijke informatieoverdracht, eerlijke zorg voor elkaar en eerlijke verdeling; ‘emotional labour’. We noemen dat ‘Fair Care’. Fair Care geeft ons de mogelijkheid om, ook zonder aanleiding, op een positieve manier aandacht te vragen voor mentaal welzijn.”
Wat levert het gesprek op?
“Er is nu een helder beleid voor hoe we met elkaar omgaan in de organisatie. De afspraken en normen die grijs of onuitgesproken waren, zijn verduidelijkt in het integriteitsbeleid. Iedereen heeft nu bijvoorbeeld een beeld van wat wel of niet onder ongewenst gedrag valt, nu we dat met elkaar hebben gedefinieerd. Ook is uitgelegd wat je kunt doen als je ongewenst gedrag wilt melden.
In het integriteitsbeleid hebben we ook vastgelegd dat we diversiteit omarmen en dat we verschillen tussen mensen op de werkvloer respecteren. Dat uit zich bijvoorbeeld ook in dat de één het prima vindt om op een vrije dag een appje te krijgen met een urgente vraag, en de ander dat liever niet heeft. Dat weten we nu van elkaar en dan app je dus niet in vrije tijd als iemand dat niet prettig vindt.
Medewerkers weten nu waar ze aan toe zijn, hoe we met elkaar omgaan en wat de afspraken zijn. En medewerkers worden actief gestimuleerd om elkaar aan te spreken, heldere afspraken te maken met elkaar en het aan te geven als zij ongewenst gedrag opmerken.”
Wat voor tips heb je voor andere organisaties die het gesprek willen voeren?
“Onderzoek waar het grijze gebied zit en wat dat is. Wat voor de één heel vanzelfsprekend is, is voor de ander misschien ongewenst of raar. Door daarover het gesprek aan te gaan, kom je vanzelf bij de pijnpunten binnen je eigen organisatie. En weet je waar er dus kansen liggen om die bespreekbaar te maken. Tegelijkertijd maak je op die manier voor en met alle medewerkers duidelijk wat de afspraken zijn.”
Ook laagdrempelig het gesprek voeren? Je kunt daarbij de KoersKaart ‘Met elkaar trekken we de grens’ gebruiken. Met deze gespreksleidraad ga je in twee uur tijd in gesprek over allerlei situaties die kunnen voorkomen op het werk. Wat vinden jullie oké en wat niet? En waarom? Zo krijgen teamleden de ruimte om hun ervaringen, zorgen en ideeën te delen. En maak je concrete afspraken over hoe jullie met elkaar omgaan.