Mirjam van Tiel: “In gesprek met elkaar breng je een gezonde werkcultuur écht tot stand”
Theater Oostpool is één van de grootste theatergezelschappen in Nederland, en maakt niet alleen theater, maar ook muziektheater. De verhalen die ze vertellen zijn jong en vurig, maar ook persoonlijk en grappig. Gemaakt door mensen met verschillende achtergronden en culturen. Daarom is het extra belangrijk om met elkaar de (on)gewenste omgangsvormen te bepalen. Mirjam van Tiel, zakelijk directeur, vertelt hoe zij zorgen voor een veilige werkomgeving voor iedereen.
Waarom zijn jullie het gesprek over (on)gewenste omgangsvormen gaan voeren?
“In 2020 kreeg de toenmalige Raad van Toezicht klachten van oud-medewerkers over ongewenst gedrag. Die hadden betrekking op een deels eerdere directie van Oostpool, waarna verschillende onderzoeken volgden. Daaruit bleek dat er sprake was van een onveilig werkklimaat, seksueel grensoverschrijdend gedrag en machtsmisbruik. Kort daarna zijn er preventieve gesprekken opgestart. En ook uitgebreide begeleidingstrajecten voor de organisatie, waarin gesprekken in verschillende vormen een rol speelden. Bij mijn aantreden, jaren later, was het voeren van preventieve gesprekken vast onderdeel van de werkprocessen.
(On)gewenste omgangsvormen moet je niet alleen vastleggen in een ‘gedragscode omgangsvormen en integriteit’. Hoe noodzakelijk ook. Je moet vooral met elkaar het gesprek voeren. Dan breng je een gezonde werkcultuur écht tot stand. Daarnaast is het belangrijk om te laten zien dat de directie de daad bij het woord voegt. Je kunt wel ergens opschrijven dat je altijd bij de directie terechtkan, maar dat wordt alleen werkelijkheid door actief het gesprek aan te zwengelen.”
Hoe voeren jullie het gesprek?
“Elke productie, ongeveer tien keer per seizoen, nemen we aan het begin de gedragsregels door. We bespreken wat je kunt doen als er sprake is van grensoverschrijdend gedrag. En we voeren een gesprek met als centrale vraag: ‘Hoe willen we met elkaar werken?’. Toen we nog wat onervarener waren met dit soort gesprekken, legden we de nadruk op wat we niet wilden. Maar dat had niet de uitwerking die we zochten.
Nu voeren we gesprekken vanuit het positieve en starten we met een opdracht. Iedereen denkt na over diens meest constructieve maakproces en wat dit zo constructief maakte. Daarna deelt iedereen dit hardop met elkaar, zonder namen of producties te benoemen. Zo ontstaat er een soort gedeeld ‘kompas’: een voornemen voor de manier van (samen)werken.
Daarnaast houden we om de paar maanden een live personeelsvergadering. Dat is met iedereen die een langlopend contract heeft. We zorgen er tijdens zo’n vergadering regelmatig voor dat iedereen aan het woord komt en kan delen wat diegene bezighoudt. Ook hebben we externe vertrouwenspersonen die bij elke start van een medewerker of productie voorgesteld worden. We werken ook met een intimiteitscoördinator. Zij voert bijvoorbeeld individueel gesprekken met acteurs en de regisseur om de veiligheid tijdens intieme scènes te waarborgen.”
Hoe houden jullie veilig werken blijvend onder de aandacht?
“Door de aanpak die ik eerder beschreef en ook op andere manieren. Toen een nieuwe directie werd aangesteld, heeft ieder lid een cursus ‘leidinggeven zonder macht’ gevolgd. En voor het managementteam is het onderwerp ‘grensoverschrijdend gedrag’ een vast agendapunt. Ook communiceren we actief dat iedereen mag binnenlopen bij de directie. En dat gebeurt ook. Het is zelfs weleens voorgekomen dat er na een personeelsbijeenkomst direct iemand kwam. Daar gaan we dan gelijk mee aan de slag.”
Wat levert het gesprek op?
“We ontvangen veel positieve reacties op dit beleid. Ook de regisseurs krijgen positieve feedback op het proces in producties. Het wordt gewaardeerd dat er veel ruimte is voor het gesprek. Er zijn ook mensen die aangeven nog nooit zoveel gesprekken en sessies te hebben gehad over omgangsvormen.
Over het algemeen voelen mensen zich vrijer om zich tijdens hun werk uit te spreken. We nemen samen kleine signalen serieuzer en handelen daar direct naar. Zo is het ook veel gebruikelijker geworden om rekening te houden met elkaars workload en planning.”
Wat voor tips heb je voor andere organisaties die het gesprek ook willen voeren?
“Uit eigen ervaring kan ik zeggen:
-
Begin gewoon. Je wordt er vanzelf beter in.
-
Zoek gespreksvormen die starten vanuit positieve inspiratie en motivatie. Uiteraard zonder op papier opgestelde gedragsregels uit het oog te verliezen.
-
Herhaal. Dat is echt nodig, net als bij inclusiever worden of verduurzamen. Dit zijn processen die je niet afdoet met een voornemen in een beleidsplan. Je moet ze in de dagelijkse praktijk opnemen. Zorg dus dat het op zijn minst vaste agendapunten zijn bij het opstarten van processen of projecten. En voer het binnen alle lagen van je organisatie door.
-
Zorg voor een toegankelijke HR-afdeling die goede zorg biedt en connecties binnen de hele organisatie onderhoudt. Zij moeten oog hebben voor de mens achter de collega.”
Ook laagdrempelig het gesprek voeren? De KoersKaart ‘Met elkaar trekken we de grens’ kan helpen.
Eén van de manieren om het gesprek op de werkvloer te voeren, is met de Koerskaart. Met deze gespreksleidraad ga je in twee uur tijd in gesprek over allerlei situaties die voor kunnen komen op het werk. Wat vinden jullie oké en wat niet? En waarom? Zo krijgen teamleden de ruimte om hun ervaringen, zorgen en ideeën te delen. En maak je concrete afspraken over hoe jullie met elkaar omgaan.